✔ Felder im Serienbrief manipulieren

[Loveboat]

Hallo Leute,

bin heute das erste mal hier in diesem Forum unterwegs und hoffe jemand kann mir helfen.

Habe heute zum ersten Mal einen Serienbrief erstellt und es hat soweit alles funktioniert wie ich es bisher haben wollte. Allerdings ergibt sich bei meiner Anschrift ein Problem mit dem Namen.
Da es sich mal um Privatpersonen und ein andermal um Firmen handelt, müsste ich flexibel ein Leerzeichen voranstellen oder auch nicht.


In meiner CSV-Datei gibt es drei wichtige Spalten:

Titel | Vorname/Anspr. | Name

Also habe ich in meinem Serienbrief in der Anschrift folgte Felder eingefügt, jeweils ein Leerzeichen dazwischen:

«Titel» «VornameAnspr» «Name»

Ergebnis Privatperson:

Dr. Max Mustermann

Ergebnis Unternehmen:

  Mustermann AG

Wie man jetzt bei einem Unternehmen erkennen kann, sind zwei Leerzeichen dem Unternehmen vorangesetzt. Dies stört natürlich, nämlich die beiden zwischen diesen 3 Feldern.


Meine Fragen:
1) Habe ich hier die möglichkeit über IF-Abfragen herauszufinden, ob die Felder Titel oder Vorname/Anspr. gefüllt sind oder nicht um dann dynamisch bei bedarf ein Leerzeichen voranzustellen
Bei PHP weiß ich wie das funktioniert, aber geht so was auch innerhalb Word

2) Habe ich ebenso die Möglichkeit innerhalb Word einen Wert aus einem Feld zu manipulieren, z.B. ein einem Feld kommt ein Datum im Format 2010-05 vor, für eine Weiterverwendung müsste ich den Wert in zwei Teile trennen:
a) 05
b) 10 (Abkürzung für 2010)

3) Kann ich nach Änderung dieses Wertes ein bestimmtes Bild einfügen? Es gibt für jeden Monat nämlich ein spezielles Bild welches dargestellt werden soll.


So, ich hoffe ich habe alles und es gibt hier Leute die mir bei meinem Problem weiterhelfen können.


Vielen Dank im Voraus an alle.

Gruß
Loveboat

 

[tombe]

Also zumindest was die Anrede und das Datum angeht, kannst du ein "Wenn..Dann..Sonst" Feld einfügen.
Was die Sache mit den Bildern angeht, da wird es schon eher ein Problem. Ich wüßte im Moment nicht wie du das mit der Serienbrieffunktion geregelt kriegst.

Gruß Thomas

 

[Leola13]

Hai,

heisst das mit dem Bild, dass der Serienbrief monatlich erscheint, gesendet wird ?
Dann kannst du ihn doch einmal im Monat mit einem neuen Bild "füttern".

Ciao Stefan

 

[Drogist]

Hallo Loveboat,

ich habe da so eine Idee im Hinterkopf ...
Dazu muss ich aber wissen, was für eine Datenquelle das ist. Bei einer Word-Datenquelle -> siehe oben
Bei einer Excel oder sogar Datenbank kannst du viel über eine Abfrage machen, auch die Sache mit dem Datum! Eventuell auch die Grafik, das muss man mal sehen ...

 

[Loveboat]

Hi Drogist,

meine Datenquelle stammt aus einem speziellen Programm, welche aber als CSV mit Semikolon getrennt wird.
Welche Idee hast Du?

hi tombe
Wie geht das in Word mit der "Wenn dann" Abfrage

*Danke auch an die anderen.


Gruß
Loveboat

 

[Drogist]

Hi Loveboat,

das "spezielle Programm", das wollte ich eigentlich direkt "anzapfen". Ohne den Umweg der generierten CSV. So ziemlich jede Datenbank kann von Word aus direkt (ja, indirekt über ODBC) angesprochen werden. Hier ist es dann am sinnvollsten, direkt auf die CSV zuzugreifen und dann mit dem von tombe angesprochenen WENN zu arbeiten.

Falls du selbst experimentieren willst: Den Titel einfügen, dann per WENN in Word prüfen, ob der Titel leer ist, Falls ja, ein Leerzeichen, sonst nichts. Dito bei der Anrede.

Ansonsten: Es wäre gewiss hilfreicher, wenn wir wüssten, welche Word-Version du verwendest. In 2007 ist zu vieles anders als in den Vorgängern.

... Und vielleicht ist es hilfreich, wenn du eine "Lorem Ipsum" (also Unsinns-Text, Blindtext)-Version hier einmal einstellst, damit wir an den von dir angesprochenen Feldern herum experimentieren können. Diese Felder können vielfältiger Natur sein ...

Und die Grafik ... Vielleicht über einen Hyperlink lösbar, scheint aber per Hand nicht das Riesenproblem zu sein, wenn das "nur" monatlich wechselt.

 

[tombe]

Ich hab da was gefunden was dir bei den Bilder helfen sollte:

Bilder in Seriendruck einfügen

Gruß Thomas

 

[Loveboat]

Hallo,

sorry für die späte Antwort, war am WE stark beschäftigt.

Hier habe ich mal zwei Dateien wie von Euch gewünscht. Einmal das WORD-Dokument und einmal eine Beispiel-Datendatei (CSV mit Semikolontrennung).

Hier noch einmal kurz mein Anliegen:

1) Wenn kein Titel vorhanden ist wird ein Leerzeichen vorweg gestellt, Ebenso falls es sich um ein Unternehmen handelt.
2) Wie kann ich die Anrede dynamisch anpassen?

- Bei Personen sollte "Sehr geehrter Herr <Name>", "Sehr geehrte Frau <Name>" stehen
- Bei Unternehmen nur "Sehr geehrte Damen und Herren"

3) Wie kann ich aus der Spalte HU Jahr und Monat trennen, und zwar soll das Jahr auf zwei Stellen gekürzt und der Monat ohne vorangestellte Nullen werden?
4) Wie kann ich aus der erhaltenen Monatszahl dynamisch das passende Monatsbild einfügen?


Hoffe meine Sorgen sind somit klar. Für ein baldiges Feedback wäre ich Euch dankbar.

Gruß
Loveboat

 

[tombe]

Hallo,

ich habe deinen Serienbrief mal neu gemacht, er enthält jetzt alle Anforderungen die du brauchst. Es klingt ein bisschen kompliziert aber wenn man es einmal verstanden hat, wird alles klar.

1) Die Unterscheidung in der Anrede "Sehr geehrter Herr ...", "Sehr geehrte Frau ..." und "Sehr geehrte Damen und Herren" sieht so aus:

{ IF { MERGEFIELD Anrede 1 } = "Frau" "Sehr geehrte Frau { MERGEFIELD Name},"
{ IF { MERGEFIELD Anrede 1 } = "Herr" "Sehr geehrter Herr { MERGEFIELD Name},"
{ IF { MERGEFIELD Anrede 1 } = "Firma" "Sehr geehrte Damen und Herren," "" } } }

Um so ein Feld zu erzeugen, drücke an der entsprechenden Stelle STRG + F9. Dadurch wird ein Feld erzeugt das nur ein Klammerpaar "{ }" enthält. Hier schreibst du jetzt die IF Bedingung rein. Wichtig ist das du { MEGEFIELD ... } nicht von Hand eingibst sondern über den Button "Seriendruckfeld einfügen" einfügst.

2) Die Formatierung für das Datum bei AU und HU wird so gelöst:

{ MERGEFIELD AU \@"M - YY" }

Wenn nun in der CSV Datei z.B. "05-2010" steht, wird hiermit "5 - 10" ausgegeben. Du kannst den Teil "M - YY" deinen Wünschen anpassen.

3) Damit für jeden Monat ein anderes Bild eingefügt wird, erzeugst du folgendes Feld:

{ INCLUDEPICTURE "C:\\Pfad zum Bild\\{ MERGEFIELD AU \@"MM"}.jpg" \* MEGERFORMAT \d }

Wichtig ist das du immer zwei "\" nimmst, mit einem funktioniert es nicht. Es wird hier aus dem Datum des Feldes "AU" ein Dateiname wie z.B. "01.jpg" für Januar, "02.jpg" für Februar" usw. gebildet, die Bilder müssen also entsprechende Namen haben. Die Angabe "Pfad zum Bild" musst du natürlich anpassen.

Was bei den Bilder blöd ist, wenn du von einem Datensatz zum nächsten wechselst wird das Bild nicht automatisch aktualisiert. Du musst zuerst die F9 Taste drücken damit das richtige Bild angezeigt wird.
Auf wenn du mit der Sierenbrief Funktion ein neues Dokument mit allen Daten erstellst, wird bei allen das gleiche Bild angezeigt.
Drücke STRG + A um alles zu markieren und im Anschluss auf F9 um die Felder zu aktualiesieren. Dann wird überall das richtige Bild angezeigt.

Wie gesagt klingt alles kompliziert, ist es aber nicht. Du kannst auch in der Datei die ich dranhänge die entsprechenden Felder mit rechts anklicken und dann auf "Feldfuntionen ein/aus" klicken. Dann siehst du auch nochmal wie alles aufgebaut ist und kannst es da gleich ändern.

Gruß Thomas

 

[Loveboat]

Hi tombe,

wow ich bin sprachlos über Deine Erklärung. Denke dass ich das mal durcharbeiten werde, ah besser würde.
Leider kann ich Deinen Anhang nicht öffnen um mir Deine Lösung mal anzuschauen.
Wie hast du das Problem mit den überflüssigen Leerzeichen bei der Adresse gelöst

Das Bild kann ruhig immer das gleiche sein da es bei einem Serienbrief immer um einen Monatsinhalt handelt, und bei allen Briefen soll auch das gleiche Bild enthalten sein.

Danke für Deine Mühe.

Gruß
Loveboat