[info]Was ist überhaupt ein Content Management System (CMS)

[Christoph]

erstmals ein hilfreicher Link:
http://www.contentmanager.de/

Kurz gesagt: Ein Content Management System (CMS) dient zur Erstellung und Pflege der WWW-Seiten einer Einrichtung.

Quelle des Textes: http://www.uni-koeln.de

Was bietet und wie arbeitet ein CMS?
Die Hersteller stellen als Vorteile der Bednutzung solcher CMS für die Pflege von Webseiten heraus:

*Einheitliches Erscheinungsbild/Layout der Seiten durch Trennung von Layout und Inhalt
*Permanente Aktualität der Information.
*Keine HTML-Kenntnisse für die online-Redakteure erforderlich.
*Verwaltung mehrsprachiger Web-Sites.
*Kontrolle der veröffentlichten Seiten.

Wie wird dies realisiert? Eine WWW-Seite hat vom Erscheinungsbild in der Regel mehrere Bestandteile: ein oder mehrere Textblöcke (den eigentlichen Inhalt), den Autor, den Seitentitel, manchmal ein Bild (quasi als eye catcher) am Anfang, eine Liste mit Verweisen am Ende und manches mehr, dazu Name der Firma oder Einrichtung sowie diverse Menüs zur Navigation, meist oben oder links in einem Rand. Jetzt wird unterstellt, dass alle Seiten zu einem Thema, zu einer Rubrik, etwa Aktuelle Pressemitteilungen oder Lehrveranstaltungen des Instituts xyz ähnlich aufgebaut sind und damit dasselbe Layout haben sollten. Zur Eingabe oder Änderung einer solchen WWW-Seite wird dann mit einem Browser ein Formular heruntergeladen, das für jedes der o.a. Seitenbestandteile ein Eingabefeld enthält. Dort werden dann z.B. Text, Name des Autors, die Adresse des Bildes, die URLs der Links eingetragen. Diese Bausteine werden vom CMS in einer Datenbank verwaltet. Ein sog. Template legt fest, wie die einzelnen Bestandteile zu einer ansprechenden WWW-Seite zusammengefügt werden. Dieses Template ist ein HTML-Code, in dem die Bausteine der Seite einzeln referenziert werden, dazu kommen der CSS-Code (Style Sheets) sowie der Code für die Navigationsmenüs. Mit Hilfe dieses Templates erstellt das CMS nun die fertige WWW-Seite und legt sie für den WWW-Server ab. In der nächst höheren Hierarchiestufe der Dokumente, etwa der Übersicht der Aktuellen Pressemitteilungen, wird gegebenenfalls automatisch ein Link auf das neue Dokument eingefügt. Da die Systeme meistens von einer strengen Hierarchie der Dokumente ausgehen, ist eine freie Verlinkung einer WWW-Seite an mehreren Stellen vielfach nur mit erheblichem Aufwand möglich. Dagegen bieten die CMS die Festlegung eines Zeitintervalls für ein Dokument, etwa einen Hinweis auf eine Veranstaltung, das festlegt, ab wann und bis wann es veröffentlicht werden soll. Das Einfügen und Entfernen wird automatisch vorgenommen. Die Verwaltung mehrsprachiger Sites gehört ebenso zu den Standardfähigkeiten eines CMS. Damit ist im wesentlichen die automatische Verlinkung der verschiedensprachigen Dokumente gemeint: zum einen die Möglichkeit zum Wechsel der Sprache auf jeder Seite, zum anderen der Aufbau von Hierarchien parallel zur deutschen Version. Hierbei ist meistens steuerbar, ob die deutsche Seite als Ersatz gelinkt werden soll, wenn die Seite in der passenden Sprache fehlt. Das CMS selbst kann auf einem beliebigen Rechner laufen, da es die fertigen Seiten an einem vorgebbaren Platz lediglich für den WWW-Server ablegt.

Mit dieser Technik ist es möglich, dass beliebig viele Redakteure gleichzeitig von beliebigen Arbeitsplätzen aus an der Website arbeiten. Dabei ist eine automatische Blockierung einer Seite selbstverständlich, die verhindert, dass mehrere Redakteure dasselbe Dokument bearbeiten. Die o.a. Eingabemasken sind normale WWW-Seiten, die mit jedem Browser ausgefüllt werden können. Bei allen Systemen erreicht man allerdings erst die volle Funktionalität bei Benutzung des Internet Explorers unter Windows, insbesondere wenn es um die Möglichkeit geht, innerhalb eines Textblocks Formatierungen vorzunehmen, z.B. fett- oder kursiv-Markierungen, Einfügen von Hyperlinks oder eines Bildes. Damit ist man also auf einen Windows-Arbeitsplatz festgelegt. Da der Online-Redakteur zur Bearbeitung einer WWW-Seite das o.a. Formular verwendet, kann er ganz ohne HTML-Kenntnisse auskommen. Die Formatierung der Seite wird schließlich über die Templates vom System vorgenommen.

 

[Christoph]

part two

Weitere CMS-Fähigkeiten

Zwei weitere essentielle Eigenschaften von Content Management-Systemen sind das Workflow und die Rechtevergabe. Unter Workflow wird im wesentlichen der Weg verstanden, den ein Dokument von seinem ersten Entwurf bis zu seiner endgültigen Publizierung nimmt. Viele werden zwar gewohnt sein, eine WWW-Seite zu erstellen und anschließend selber hochzuladen, also zu publizieren (wobei vielleicht noch vorher ein Verantwortlicher, etwa der Professor, kurz informiert wird). Bei großen Einrichtungen, etwa einer Verwaltung oder einer Bank, wo es viele Hierarchiestufen gibt, wäre ein solches Vorgehen undenkbar. In einem Workflow wird nun generell festgelegt, welche Personen automatisch über ein neues oder geändertes Dokument (automatisch über E-Mail) informiert werden und wer es letztendlich freischalten darf. Weitere Anwendungen können z.B. zeitlich limitiert oder zyklisch erscheinende WWW-Seiten sein, etwa der Hinweis auf ein wöchentlich stattfindendes Kolloquium.

Bei der Rechtevergabe geht es um Ähnliches: Wer darf überhaupt an den Dokumenten einer bestimmten Rubrik arbeiten, wer darf sie publizieren, d.h. freischalten, wer darf in Textblöcken von WWW-Seiten HTML-Formatierungen vornehmen oder wer darf ein Template, d.h. das Seitenlayout verändern. Solche Rechte können hierarchisch für Personengruppen festgelegt werden. Darüberhinaus können Mandanten definiert werden. Wenn also z.B. das Rechenzentrum als Systemadministrator fungiert, könnten andere Uni-Einrichtungen als Mandanten auftreten, die dann für die eigenen Seiten sämtliche Rechte selbst, d.h. ohne den Systemadministrator vergeben können.

Es sollen hier noch ein paar weitere interessante Features erwähnt werden. Eines davon ist sicherlich das Erstellen spezieller Druckversionen von WWW-Seiten. Jeder hat es schon allzu häufig erlebt, dass durch die vielen Navigationsmenus oder vielleicht auch Werbung an den Rändern nur noch wenig Platz für den eigentlichen Inhalt übrig blieb. Beim normalen Drucken würde damit viel Platz verschwendet. Eine spezielle Druckversion, die z.B. über einen besonderen Button aktiviert werden kann, zeigt dann in einem gesonderten Fenster den reinen Inhalt der Seite an und kann dann in der Form weniger verschwenderisch gedruckt werden.

Ein anderer Punkt ist das Überprüfen von Hyperlinks. Durch die oben beschriebene CMS-Technik ist zunächst einmal gewährleistet, dass alle internen Hyperlinks korrekt sind. Die meisten Systeme erlauben es auch, die externen Hyperlinks regelmäßig zu überprüfen. Gegebenenfalls werden Listen mit Warnungen an den Redakteur geschickt.

Schließlich ist noch zu erwähnen, dass ein CMS auch geschützte Bereiche verwalten kann. D.h. es können Verzeichnisse festgelegt werden, deren Dokumente nur über ein Passwort lesbar sind.


hier ein paar links zu Seiten die ein CMS verwenden:
ProSieben (http://www.pro7.de),
Axel Springer Verlag (u.a. http://www.journal.de),
Süddeutsche (http://www.sueddeutsche.de),
Burda (u.a. http://www.super-illu.de),
Ganske (u.a. http://www.merian.de),
Mannheimer Versicherung (http://www.mannheimer.de),
Stadt Köln (http://www.stadt-koeln.de),
Bayer (u.a. plastic.bayer.com),
Deutsche Post (http://www.dpwn.de)
Telekom Austria (http://www.a1.net)
Raiffeisen Oberösterreich *g* (http:http://www.raiffeisen.at)

um nur große Unternehmen zu nennen


Umstellung auf ein CMS
Zunächst einmal muss ein Layout für die Webseite festgelegt werden. Hierbei bieten die Content Management Systeme keinerlei Unterstützung, weder beim Design noch bei der Umsetzung in HTML. Auf Basis des Designs werden dann die Templates und Eingabemasken in HTML erstellt. Danach beginnt ein mühsamer und langwieriger Prozess der Überführung der bestehenden Webseiten in das CMS. Eine Automatisierung wäre mit erheblichem Programmieraufwand verbunden, da die einzelnen Elemente einer Seite - im einfachsten Fall Titel, Autor und Inhalt - voneinander getrennt werden müssen. Weil in einem CMS die Verlinkung auf externe Seiten möglich ist, müssen natürlich nicht alle existierenden Seiten auf einmal in das System importiert werden, bevor es in Betrieb genommen werden kann. Denkt man einen Schritt weiter, dann merkt man, dass man praktisch an ein CMS gebunden ist, sofern man sich dafür entschieden hat und nicht den Umstellungsaufwand erneut betreiben will.

Weiter ist zu bedenken, dass sich bei der Umstellung auf ein CMS alle URLs ändern, weil die Adressen der generierten WWW-Seiten nur mit sehr großem Aufwand vorgebbar sind. (Wahrscheinlich ist es so zu erklären, dass sich die URLs der Seiten vieler Firmen, von Microsoft bis Adobe oder von DB bis Focus immer wieder ändern.)

Es sei hier noch erwähnt, dass noch nicht einmal alle CMS Seiten mit festen URLs (bookmarkable) generieren, d.h. bei denen die Seite immer unter derselben Adresse aufgerufen werden kann. Einige Systeme generieren die Seiten nicht dann, wenn sie geändert werden, sondern wenn sie vom Browser angefordert werden. Sie werden dann dynamisch erstellt und erhalten in der Regel kryptische URLs, die sich von Aufruf zu Aufruf ändern.

Manch eine Einrichtung nutzt den Umstieg auf ein CMS als Gelegenheit, das gesamte Webangebot vom Design über die Struktur bis zum Inhalt zu überarbeiten, wodurch der Umstellungsaufwand entfällt.

CMS für wen?
Für die Pflege der Seiten eines Seminars, eines Lehrstuhls oder kleineren Instituts lohnt sich der Einsatz eines CMS in der Regel nicht. Insbesondere, wenn die Webseiten auf einem PC gehalten und gepflegt werden, bietet sich der Einsatz komfortabler HTML-Editoren (Dreamweaver, HotMetal u.a.) an, die in der Bedienung komfortabler als CMS-Systeme sind, ebenso leicht ein einheitliches Layout von Seiten erzeugen können und vor allem kostengünstiger sind. Rechtevergabe und Workflow werden bei einer so kleinen Site i.a. nicht benötigt. Die Probleme fangen eigentlich dann an, wenn die auf einem zentralen Server befindlichen Seiten von mehreren PCs aus gepflegt werden sollen: Eine Sperrung der in Arbeit befindlichen Seiten ist nicht möglich, und jede Änderung, insbesondere am Layout, muss ggf. auf alle verwendeten PCs übertragen werden.

Am ZAIK/RRZK gibt es potentiell diese Probleme, da an den etwa 10.000 WWW-Seiten des ZAIK/RRZK mehr als 20 Mitarbeiter arbeiten. Wegen der Kosten und des hohen Umstellungsaufwands wird sich das ZAIK/RRZK voraussichtlich dennoch nicht für den Einsatz eines CMS entscheiden, da das ZAIK/RRZK bei den geringen Sachmitteln und dem knappen Personalbestand andere Prioritäten gesetzt hat. Zwar wird die Blockierung von Seiten recht konventionell gelöst und die Vergabe von Rechten im für die WWW-Dokumente verwendeten AFS-Dateisystem erfolgt vielleicht nicht so elegant wie in einem CMS, aber die Trennung von Inhalt und Layout ist auch auf den Seiten des ZAIK/RRZK schon seit einiger Zeit vollzogen worden. Mittels shtml, dessen sich letztendlich auch die Content Management Systeme bedienen, ist das ZAIK/RRZK in der Lage, ohne Aufwand eine Seite auf ein vorgegebenes Layout umzustellen wie auch das Layout jederzeit zu ändern, ohne alle Seiten einzeln ändern zu müssen.

Content Management Systeme zielen vor allem auf Einrichtungen, bei denen ein CMS vielen Redakteuren mit keinen oder wenig HTML-Kenntnissen die Eingabe von Texten mit einem entsprechenden Layout erleichtert werden soll, bei denen vor einer Veröffentlichung eines Inhalts die Texte von übergeordneten Management-Hierarchien genehmigt werden müssen, oder auf solche, deren WWW-Seiten streng hierarchisch gegliedert werden können sowie Einrichtungen, die eine große Zahl aktueller Mitteilungen verwalten, deren Verlinkung durch ein CMS automatisiert werden kann.