Ich hätte da ein Problem . . .

In Works 2000 habe ich eine Adreß-Datenbank erstellt mit 100 Adressen, sprich Datensätzen. Jeweils 10 Datensätze davon habe ich in einer Gruppenspalte mit „1“ bezeichnet, da sie PLZ-mäßig nahe beieinander liegen. Nach dem selben Verfahren wurden die nächsten 10 mit 2, 3, 4 usw. bezeichnet, damit ich sie per Datenbankfunktion prima sortieren kann.

Erreichen wollte ich, dass
  • ich aus dieser Datenbank z.B. die Gruppe 2 automatisch aufrufen kann. Dann sollte eine Liste gedruckt werden, die eben nur die Leute der Gruppe 2 enthält.
  • dass es möglich sein sollte, aus dieser Datenbank einen Serienbrief bzw. Umschläge zu drucken. eben nur an die Gruppe 2.
Das erste Problem versuchte ich per Bericht zu lösen und legte mehrere Berichte mit entsprechendem Gruppen-Filter an. Ich werde aber nicht daraus schlau, wie ich den „Bericht 2“ direkt und ganz einfach aufrufen kann, um ihn dann zum Drucken zu bewegen.

Wenigstens ist an dieser Stelle das Aktualisierungs-Problem durch den Bericht gelöst: wenn ich in der Datenbank Leute einfüge oder streiche, übernimmt der Bericht die Veränderung und passt sich an.

Beim zweiten Problem, Seriendruck, fand ich noch keine Lösung für die automatische Aktualisierung. In Works-WORD legte ich 10 Abfragedatein für die einzelnen Gruppen an und speicherte sie. Wenn ich beispielsweise die Word-Abfragedatei 4 aufrufe, zeigt sie mir all die Adressen, die zum Zeitpunkt der Erstellung in der Datenbank unter der Gruppe 4 vorhanden waren und druckt diese auch aus. Mittlerweile sind jedoch 12 Personen in der 4er-Gruppe, die Abfrage lässt also zwei Leute aus, da die Datenbank nicht aktuell abgefragt wird. Wie ließe sich das Problem lösen, was mache ich falsch?

Mir schwebt eine Gesamtlösung nach folgendem Muster vor:

Aus der Ursprungs-Datenbank rufe ich an irgend einer Stelle durch Eingabe von „4“ nur die Leute dieser Gruppe auf. Jetzt hätte eine Auswahl-Möglichkeit zu erscheinen: „Listendruck“ und „Umschlagdruck“.

Je nach meiner Wahl würde dann die Liste der Gruppe 4 gedruckt werden oder aber alle Umschläge mit den Adressen der Gruppe 4. Dies natürlich entsprechend der aktuellen Anzahl der Gruppenmitglieder in der ursprünglichen Datenbank.

Ist diese Aufgabenstellung mit Works zu lösen? Ich habe mir schon zwei Bücher besorgt, seitenweise in der Works-Hilfe gelesen – aber eine „Aktualisierungs-Abfrage“ oder ähnliches konnte ich nicht finden. Ebenso wenig den Weg, wie ich einen Bericht direkt aufrufen und ausdrucken könnte.

Ich wäre für Hilfe dankbar, da alles soweit fertig ist: die Datenbank, die Berichts- und Word-Abfragefilter . . . es hapert allein an der Aktualisierung der Datensatz-Anzahl in der jeweiligen Gruppe.

Gruß und Danke für euer Grübeln,
gg